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      秘書打電話的禮儀

      時間:2017-12-09 文秘知識 我要投稿

        秘書打電話需要遵循哪些禮儀呢?不了解的朋友快來看看吧!下面小編為大家介紹秘書打電話的禮儀,希望能幫到大家!

      秘書打電話的禮儀

        記準電話,以免打錯

        如果撥錯號碼,應禮貌地向對方道歉,不可隨手掛機,然后向對方說:對不起。選擇恰當的撥打時間如無緊急情況,一般白天應在8點以后(假日在9點以后),夜間則在22點之前,以免打擾他人休息。有午睡的季節,不應在中午打電話,一般通話時間以3~5分鐘為宜,伎倆提高通話效率,減少占用時間。撥打電話前應做好充分的準備通話以前,應對談話內容與目的做到胸有成竹,有的放矢,避免詞不達意,結結巴巴的通話。發傳真時的禮節如發傳真,而對方使用的又是電話/傳真兩用機,也就是兩種機器使用同一個電話號碼,你可先撥通對方號碼,通知對方:您好,請打開傳真機,我有傳真件發給您,謝謝。待耳機中聽見尖利獨特的傳真記號時,便可發送傳真件。

        代撥電話的禮節

        如果是為上司或同事代撥電話,接通電話后先確認對方身份,然后客氣地請對方稍后,告訴對方誰要和其通話,然后把電話轉給有關人員或用手捂住話筒請委托者來接電話。在辦公室內避免打私人電話不可占用公司電話談個人私事,更不允許在工作時間通過電話與親朋好友聊天。

        秘書手機禮儀

        手機作為日益普遍的通訊工具,其使用禮儀的不完善已經成為禮儀的最大威脅之一,秘書在社交場所或工作場合放肆地使用手機,嚴重影響他人,也影響到其本身的形象。關于手機禮儀,秘書們應該注意一下幾點。

        公共場合不要旁若無人的使用手機。尤其是在電梯,樓梯,路口,人行道這樣的地方,在會議中或是與人洽談時,最好把手機關掉,特殊情況下可以調成靜音或震動狀態。在與人一起用餐的時候,也有必要把手機關掉或是調成震動狀態,不要出現當人們正吃到興頭上時被煩人的鈴聲打斷。在所有公共場合,都要在手機沒有使用時,把它放在合乎禮儀的常規位置,放手機最正規的位置是隨身攜帶的公文包里,無論如何都不要拿在手里,安全其間不要放在桌子上,公共場合使用手機,應盡量壓低自己的音量,而絕不能大聲說話。手機短信因其快捷又類似書面信函的優勢,被大眾尤其是年輕人廣泛地使用,因此我們很有必要關注一下手機短信的使用禮儀,在公共場合和社交承和不時響起的手機短信聲音,和這些場合響起的手機鈴聲一樣失禮。秘書們應杜絕一邊和別人交談,一邊低頭查看短信的舉止,這是對對方的極大不尊重。同時在短信的內容選擇和編輯上,應該和同行文明一樣重視。秘書的電話禮儀,從秘書接聽電話,撥打電話,使用手機通話等禮儀方面進行詳細的介紹。希望在公共場合或是上班場合或是社交場合,都不會因為電話的禮儀問題而有損公司的形象。

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